「今、私は何をするべきなのか？」「次は、何をしないといけないのか？」「優先順位はどれなのか」といった迷いがある今の私は効率的に仕事を進められません。だからこそ、今の私が仕事で成果を挙げるには、今やるべきことをひとつずつ明白にし、それに集中することが重要だと思っています。
そこで今回は、入社直後に教えていただいた「タスク管理」について書いていこうと思います。「予定」と「タスク」はまったく別物の2つであり、タスクとは、検索してみると「いま」「ここ」に集中するということと出てきました。
もし、「いま」「ここ」にふたつのものを持ち込んだらどうなるでしょう？
たとえば事案Aに関するタスクを進めているときに、「今は事案Aではなく、事案Bの準備をするべきでは？」と考えてしまうと、「いま」「ここ」にふたつのタスクを持ち込んでいることになります。結果、どちらにも100％尽力出来ず成果は挙げにくくなるのではないでしょうか。そして、「いま」「ここ」に集中するためにも欠かせないのが、2つめのステップである「約束をリストアップする」というものです。（のちに出てくるTODOリスト）私が言う「約束」には、開始時刻が決まっている仕事などの「予定」と、開始時刻が決まっていない「タスク」のどちらも含まれます。
そして、この約束は、さらに「自分との約束」「他人との約束」のふたつに分けられます。「自分との約束」は、たとえば「筋トレをする」とか「英語の勉強をする」といった、他人が関わらないものです。一方、「他人との約束」は、「病院にいく」というプライベートのものと、「打ち合わせ」「提出物の締め切り」など仕事に関わるものもあります。いずれにせよ、他人がかかわる予定やタスクが「他人との約束」となります。
そのために私はTODOリストというものを入社直後、毎日欠かさずノートにこれから行う業務を書き記しています。
どんなに小さなことでも、依頼された事、これからやらないといけないことは必ず残しています。「自分との約束」と「他人との約束」のすべてをそれぞれリストアップしています。なぜなら、「他人との約束を確実に行う」ことが、タスク管理をする大きな目的のひとつだからです。そうしてリストアップした約束のうち、「自分との約束」については、わざわざ管理をする必要はありません。自分に時間があるなら、いつ筋トレをしても、英語の勉強をしても良いです。一方の「他人との約束」については、きちんと管理し、なによりも厳守すべきです。というのも、「他人との約束を厳守する」ことこそが、社会人としてなすべきことであり、かつ自分の信用を高めてくれると思うからです。「仕事とは他人との約束を厳守することにほかならない」とまで言っていいかもしれません。
先輩たちの日々の業務を見ていると、取引先とのミーティング、上司に指示された報告書の作成など、仕事にまつわる予定やタスクには必ず他人が関わります。それら「他人との約束」をきっちりと守ってさえいれば、筋トレをしようがしまいが勉強をしようがしまいが、仕事における自分の信用や評価を失うことはありません。「いま」「ここ」に集中することの重要性を認識し、「自分との約束」と「他人との約束」をわけ、「他人との約束」を厳守する。
それが、私が社会人となり、教わったタスク管理がいかに重要なのかということだと思います。さて、明日も1日の振り返りの時に一つでも終えれた業務が多いよう、たくさんTODOリストに記したいと思います！！
それではまた、明日更新します！失礼いたします(^^)/
