こんばんは。えつこです。
今日は愛知県のとある大学さんで、３月にあるオンライン合説の入札・開札がありました。結果としては無事に落札できました！ほっと一安心中です。
入札も今回で二回目となり、だいぶ慣れてきました。
手続きの流れを本当に大まかに言うと、入札参加資格の申請手続き（国や自治体への申請、誓約書や他必要書類の提出）と、入札手続き（入札書、委任状等の提出）、また落札後は契約書や新しい誓約書の提出等です。本当はもっと複雑にいろいろあります。
特に入札手続きに関しては毎回ひやひやもんで、入札書や委任状への記載や押印、また入札書を入れる封筒への押印や記載、サイズなど細かい規定がたくさんあります。その中の一つでも不備があれば、入札会場から一発退場となってしまいます。
上記手続き以外にも、大学様との打ち合わせや、提案書の提出、見積りの提出などが事前にあり、たった一つの書類の不備でみんなで頑張ってきたそれまでの努力や準備が、全てパーになってしまうのです。もー怖すぎます。笑
不備がない資料を作るぐらい簡単だと思った方もいるかと思います。私も最初は思っていましたが、それは大きな間違いでした。。
まず入札書や委任状、封筒を作成するにあたり、確認しなければいけない書類や規約がたくさんあります。
例えばですが、入札金額の表記は、算用数字か漢数字か具体的に表記していないから算用数字で書こうと思ったとするじゃないですか。
ただ確認しなければいけない書類がたくさんあるので、もしかしたらどこかに小さく「入札金額は漢数字で書くこと」と書いてあった場合、一発退場です。
それだけでなく、私にとって一番重くのしかかった課題は「複数解釈ができる言い回し」が多いことです。
特に、一文が５～６行になっているものなんかは、途中でどんどん意味が変わってくるので最後はもうよく分かりません。ｗ
この作業がなかなかに私は苦手で、苦労しました。笑
ただ、この経験から、私自身も複数解釈できる言い回しをよくしてしまっていることに改めて気づいたのです。メールや書類、また口頭で説明する内容も、相手に考えさせる、場合によっては勘違いさせていることが多々あります。
ここ最近の入札続きで、改めてそこに気がつく良い機会になりました。
もっと端的に・分かりやすく説明することや、簡潔なメールを作成することなど、日常業務の中でこれまで以上に心掛けようと思います。
