こんにちは。えつこです。
皆さんは普段どのようにタスク管理していますか？
私はToDoリスト用のノートを作成し手書きで書いています。
本当はお見せしたいのですが、いい具合にモザイクがかけられず、今回は断念しました…。
仕事ができない人はタスク管理に問題があることがほとんどです。なので、ToDoリストは仕事を円滑に進めていくうえで、重要な役割を担っています。
そこで今回は私がToDoリストについてたなべあーに教えてもらったことをまとめてみました。
一元管理すること
ToDoリストの管理ツールを1つに絞るということです。
これができていないと、仕事の抜け漏れが出る原因となってしまいます。付箋やメモも基本的にはNGです。その後ToDoリストに書けるのであれば良いですが、過去「できる」と言ってできた人はほとんど見たことありません。
一覧性が高いもので管理すること
一目見て全体の内容が分かるようしようということです。
つまり、小さいノートで何ページにも渡るようになっているものはNGということです。これも抜け漏れが出たり滞ったりする原因となります。私は大きめのノートを見開きで使っています。
タスクを細かく細分化すること
うちのスタッフでもありがちなのですが、タスクがざっくりなんです。例えば「キャリぷら卒業式の件進める」とか。笑 どういうことやねんみたいな。笑
これはちょっと酷いですが、「●●株式会社の提案書を作成する」とかも、本当は以下のように細分化できることがひとまとめになってしまっています。
・提案書の構成についてたなべあーに相談する
・過去同じような事例の提案書がなかったか探す
・提案書作成のために必要となるデータの集計を●●さんにお願いする
など。
私も昔たなべあーに散々注意を受けました。
タスクが細分化できていないと大抵仕事が遅くなります。その理由は大きく５つあると思います。
- タスクの全量が把握できないと、時間配分やスケジューリングを間違う
- なんとなく「時間がかかりそう」「大変そう」というイメージだけで具体的に何をやったらいいのかわからず着手が遅くなる
- あれもやってないこれもやらなきゃと直前に慌てる、または間に合わない
- 誰かに依頼する作業がある場合、直前に急がせることで余分な負荷をかける
- 次何をするかをいちいち考えなければならず、作業効率が落ちる
毎日何回も見ること
ToDoリストを何度も見ないと、翌日になって「あっ！あれやってなかった…！」ということが起きてしまいます。なので、外出していても、どれだけ忙しくても、何度も確認するようにしています。
毎日書き換えること
慣れないうちは毎日。慣れてきたら２～３日に１回、古いToDoリストを消して新しいページに書き換えます。
例えば、ほとんどが作業済みのタスクの中に埋もれた3ページ前に書いてある未完了のタスクを見逃し、期限までに終わらなかった、ということを避ける為です。これもありがちなミスです。
そんなところでしょうか。
タスクをこなしていく理想的なイメージとしては、まず最初に細かく細分化し、あとはロボットのようにひたすら作業を進めていくだけです。間に感情や考える時間をなるべく入れないことが、仕事を早く終わらすコツだと思います。
また、その他私なりに工夫していることはこれらのことです。
- タスクごとに作業時間の目途を記入し、1日と1週間のスケジュールに落とし込む
- 優先順位を7つの習慣の緊急度重要度に区分したものに分け、↑緊急度重要度が高いものを午前中に終わらせる
- 思考が必要なもの（自分にとってハードルが高いものｗ）はできるだけ朝早くに終わらせる
- ToDoリストとは別に案件やプロジェクトごとの進捗管理表を作成する（ToDoリストでは案件ごとの進捗管理が分からない為）
- ToDoリストとは別に「たなべあーに報告することまとめ」用のメモを作成（たなべあーは営業や学生対応など、とにかくいつも忙しくて話ができる時間は限られているので、話せる状態になった時に一度にまとめて報連相できるように）
報告連絡相談は即時が基本ですが、離れて仕事をしているとそんなわけにもいかないので、なるべく一度にまとめて相談できるようにしています。そんなところですかね。
ぜひ参考にしてみてください！！
