スタッフブログ木曜日担当の眉毛おじさんこと竹村です。
前回の続き。
新卒採用の会社説明をするようになり、徐々に「責任のある仕事」が回ってきました。
学生対応では、会社説明、現場見学、宿泊手配、SPI試験の立ち合い、交通費精算、合間の時間の世間話など、いかに会社に興味を持ってもらうか腐心しましたが、会社から帰りがけに学生が「どんどん興味がわいてきました」という一言で疲れが吹っ飛ぶ日々を送っていました。
社長室の重要な仕事に、「各種会議運営」があります。
各種会議とは、
・毎週月曜日の朝に開催される「幹部会」
・毎月開催される「取締役会」
・半期に一度開催の「経営会議」
・一年に一度開催の「定時株主総会」
です。
私が任された主な仕事は、「会議の資料集め」と「資料のコピー」。
幹部会の主な議題は週間進捗状況でしたので、営業、技術、施工、事務の各部門の担当者（担当者といっても部長や課長クラスでした）に連絡し、期限である前週の金曜日午前中に資料を提出してもらいます。当時はメールがありませんから、私が出向いて資料をもらったり、担当者に持参してもらったりしていました。
期限内に資料がすべて揃うことのほうが珍しかったですね。
各部署それぞれ「本業」を抱えています。
本業が忙しくなると会議資料の作成は二の次。
それこそ新入社員に毛が生えたくらいの「ぺーぺー」の私の言うことは、ともすると聞き流されてしまいます。
当初は、数日前から何度もお願いに行き、期限内に提出してもらうように促していましました。
担当者の何人かは、何度もお願いすることにより期限内に提出してくれましたが、それでも提出しない人もいました。
会議資料はすべての部署がそろわないとコピーできないので、就業時間ギリギリに出てきた資料を残業してコピーするのが毎週金曜日の恒例となりかけていました。
これが常態化すると、土曜日や月曜日まで資料提出が遅くなる可能性が。
一計を案じました。
私の背後に「上役の影」を見せるようにしたのです。
担当者の上司にかけあうこともできます。それで解決するのは一時的。プライドを傷つけてしまって、へたをすると「あいつはすぐに告げ口するやつだ」とレッテルを張られる危険性があります。
「○○さん、Y専務が資料を早く見たいような感じなんですよね」
と、私の後ろに上役の影を見せるようにしました。
サラリーマンたるもの、誰しもマイナス点が付くことはしたくありません。
何度も出向くといったフットワークの軽さと粘り強さ、そして上役の影を見せるようにしたことで、期限内の資料の提出がスムーズにいくようになりました。
指示命令だけで人は動かない。メリットやデメリットをその人の立場で考えて行動すると、動いてくれる人は多くなるのだと実感しました。
こうして、着々と仕事人の階段を上がっていきました。
続きは次回。
